Rapports

La page Rapports, dans la barre latérale, réunit tout ce que Vigileos envoie par e-mail : les quatre rapports (point du jour, bilan de la semaine, rapport mensuel client, rapport dirigeant), ce que la supervision vous a fait gagner, les destinataires du rapport mensuel site par site et l'historique des envois. Les autres pages ne font que refléter ce qui est réglé ici. Vigileos n'envoie pas d'e-mail par panne : les incidents se lisent dans l'application et dans le point du jour.

Tout utilisateur du compte lit la page ; seuls un administrateur ou un technicien règlent les rapports. Chaque carte affiche ce que le serveur a enregistré : un message de réussite n'apparaît qu'une fois le réglage confirmé, sinon le motif du refus s'affiche.

Les quatre rapports

Rapport	Pour qui	Quand (par défaut)	Ce qu'il contient
Point du jour	votre équipe, jusqu'à cinq adresses e-mail	chaque jour à 08:00, ou à l'heure que vous choisissez	les sites en ligne, les incidents ouverts et les équipements hors ligne ; les incidents encore ouverts, sites sans vidéo d'abord ; ce qui s'est rétabli dans la nuit ; ce qui est à anticiper aujourd'hui
Bilan de la semaine	votre équipe, jusqu'à cinq adresses e-mail	le lundi à 08:00	la disponibilité moyenne du parc, les incidents rétablis et le temps moyen de rétablissement, les sites qui ont le plus souffert, ce qui s'améliore
Rapport mensuel client	vos clients, site par site, en votre nom	le 1er du mois à 09:00	la disponibilité du site sur le mois, les équipements surveillés et les vérifications faites, les incidents pris en charge et les interventions à distance, vos recommandations ; aucun montant
Rapport dirigeant	votre direction, jusqu'à cinq adresses e-mail	le 1er du mois à 09:00	les déplacements évités, l'économie réalisée, la part des pannes réglées à distance, le délai médian avant la première action, le détail par site et ce qui n'a pas été compté

Chaque carte indique si le rapport est Activé ou Désactivé, à qui il part, quand, le prochain envoi et le dernier.

Quand un rapport part

Un rapport activé part tout seul au jour et à l'heure de son réglage, dans le fuseau horaire de la personne qui l'a réglé. Chaque rapport porte sur la période qui vient de se terminer :

• le point du jour sur la veille, de minuit à minuit ;
• le bilan de la semaine sur la semaine précédente, du lundi au dimanche ;
• le rapport mensuel client et le rapport dirigeant sur le mois précédent.

Le point du jour part même quand tout va bien : il donne alors ses trois chiffres et « Rien à traiter : aucun incident ouvert ». Un e-mail qui n'arrive pas ne rassure personne.

Le point du jour et les incidents

Le point du jour fait le point sur les incidents : il liste, dans sa section À traiter, les incidents encore ouverts au moment où il part.

• Une ligne par site en panne, dans l'ordre de la page Incidents : les sites sans vidéo d'abord (une caméra, un enregistreur ou la box ne répond plus), puis ceux que personne n'a encore pris en charge, puis les plus anciens.
• Chaque ligne dit le site, ce qui ne répond plus en mots simples (« 2 caméras sans vidéo », « la box du site ne répond plus ») et depuis quand, avec le repère sans vidéo quand c'est le cas.
• Dessous, l'état : « aucun geste encore », « pris en charge il y a… » ou « vérification demandée il y a… ».
• Au-delà de huit incidents, la liste s'arrête sur « Et n autres incidents ouverts » ; la liste complète est sur la page Incidents, que le bouton Ouvrir les incidents de l'e-mail ouvre directement.
• Le chiffre Incidents ouverts compte les sites en panne, pas les équipements : un site dont cinq caméras sont tombées compte pour un.

Choisissez l'heure du point du jour (le matin pour préparer la journée, ou le soir pour faire le point) et ses destinataires avec le bouton Régler de sa carte. Il part une fois par jour, à cette heure-là.

Un compte créé sur Vigileos a son point du jour activé à 08:00, envoyé à l'adresse du point du jour saisie à l'inscription (préremplie avec votre e-mail). Ce champ est facultatif : sans adresse, le point du jour n'est pas activé, et vous l'activez ici. Vous pouvez changer l'heure, les adresses, ou le désactiver.

Si le point du jour est désactivé, les incidents se lisent dans l'application, sur la page Incidents.

Si les incidents ne peuvent pas être lus au moment de l'envoi, le point du jour ne part pas ce jour-là : il ne dit jamais « rien à traiter » sans l'avoir vérifié.

Le rapport mensuel client part, pour chaque site, aux adresses réglées pour ce site, à condition que ses envois soient actifs et que le site soit en service (sa box a commencé à remonter des données). Un rapport sans destinataire n'est pas envoyé.

Un rapport ne part qu'une fois par jour, même si le service redémarre pendant l'heure d'envoi. Sur la carte, Prochain envoi et Dernier envoi viennent du serveur : le dernier envoi est celui qui est réellement parti ; un envoi en échec n'y figure pas.

Votre marque sur le rapport mensuel

Le rapport mensuel client parle au nom de votre entreprise, pas de Vigileos :

• le logo de votre entreprise, réglé sur la page Compte, en tête de l'e-mail ; sans logo, le nom de votre entreprise en toutes lettres ;
• l'expéditeur « Votre entreprise via Vigileos » : l'adresse d'envoi reste celle de Vigileos, pour que l'e-mail arrive bien ;
• la réponse : si votre client répond, sa réponse arrive chez l'administrateur de votre compte (le plus ancien encore actif), pas chez Vigileos ;
• la signature : le nom, l'adresse et le site web de votre entreprise, réglés sur la page Compte.

Les trois rapports de l'équipe portent la marque de Vigileos et un bouton vers l'application.

Voir un rapport avant qu'il parte

Le bouton Aperçu d'une carte ouvre la fenêtre « Aperçu de l'e-mail ». Elle montre l'e-mail exact que reçoivent les destinataires, calculé par le serveur sur les données du moment : le même rendu, les mêmes chiffres, la même mise en page que l'e-mail envoyé. Au-dessus, l'objet, l'expéditeur et, pour le rapport mensuel, l'adresse de réponse.

Pour le rapport mensuel, choisissez d'abord le site : chaque site a son propre rapport. L'e-mail reste sur fond clair, comme dans une messagerie, même quand l'application est en thème sombre.

Si l'aperçu ne peut pas être calculé, la fenêtre le dit et propose de réessayer.

Tout utilisateur du compte peut voir les aperçus.

Envoyer un test

Testez avant d'activer

Avant d'activer un rapport, envoyez-vous un test : vous voyez exactement ce que recevront vos destinataires, sur les données du moment, sans rien changer aux envois programmés.

Le bouton Envoyer un test d'une carte envoie tout de suite un exemplaire du rapport, sur les données du moment, à une adresse e-mail : la vôtre est proposée, vous pouvez en saisir une autre. Pour le rapport mensuel, choisissez aussi le site dont le rapport sert d'exemple.

• Pendant l'envoi, le bouton Envoyer tourne : la fenêtre attend la réponse du serveur.
• Le message « E-mail de test envoyé à adresse » ne s'affiche qu'une fois l'envoi accepté.
• Un test ne touche pas aux envois programmés et n'apparaît pas dans l'historique des envois.
• Cinq tests par heure au plus pour tout le compte. Au-delà, ou si l'e-mail n'a pas pu partir, le motif s'affiche dans la fenêtre et rien n'est annoncé comme envoyé.

Seuls un administrateur ou un technicien du compte envoient un test.

Régler un rapport

Activer ou désactiver

L'interrupteur Activer ce rapport de chaque carte l'active ou le met en pause. Le message « Rapport activé » ou « Rapport désactivé » ne s'affiche qu'une fois le réglage enregistré ; en cas de refus, le motif s'affiche à la place.

Heure, jour et adresses

Le bouton Régler ouvre la fenêtre « Régler l'envoi » :

• Adresses e-mail de l'équipe, jusqu'à cinq. Les majuscules et les espaces sont ignorés, et une adresse saisie deux fois n'est gardée qu'une fois. Le rapport mensuel client n'en a pas : ses adresses se règlent site par site, dans les destinataires.
• Heure d'envoi, à l'heure ronde.
• Jour d'envoi : un jour de la semaine pour le bilan de la semaine, un jour du mois, du 1er au 28, pour le rapport mensuel client et le rapport dirigeant (le 28 existe tous les mois). Le point du jour part tous les jours.

Fuseau horaire

L'heure s'entend à l'heure de Paris. Un rapport réglé à 08:00 part à 08:00, heure d'été comme heure d'hiver, et une seule fois par jour.

Si un réglage est refusé (adresse mal écrite, plus de cinq adresses), le motif s'affiche et rien n'est enregistré.

Ce que Vigileos vous a fait gagner

La carte Valeur, sous les quatre rapports, montre ce que le mois en cours vous a épargné. Personne ne coche rien : la plateforme compte seule, à partir de ce qui s'est réellement passé sur vos sites.

Chiffre	Ce qu'il dit
Déplacements évités	les pannes réglées à distance ce mois-ci, « au moins »
Économisé	ces déplacements, multipliés par le prix du déplacement que vous avez réglé
Réglées sans camion	la part des pannes du mois réglées à distance
Délai médian	le temps qui sépare, en général, une panne de la première action de votre équipe ; « aucune action » si aucune action n'a été tracée

S'il n'y a eu aucune panne ce mois-ci, la carte l'écrit (« Aucune panne ce mois-ci ») et n'affiche aucun chiffre. Si les mesures ne peuvent pas être lues, elle le dit aussi : jamais un zéro par défaut.

Comment c'est compté

Une panne compte comme un déplacement évité quand trois choses se suivent :

1. un équipement tombe en panne ;
2. votre équipe agit à distance depuis Vigileos : un redémarrage de la box ou de l'agent, une mise à jour, l'ouverture d'un accès à distance, une session SSH, le réglage de la connexion d'un équipement ;
3. l'équipement revient peu après la dernière de ces actions : dans les 10 minutes après un redémarrage ou une mise à jour, dans les 30 minutes après un accès à distance, une session SSH ou un réglage de connexion.

Pourquoi c'est un plancher

Les fenêtres sont courtes, et c'est voulu : Vigileos préfère compter moins que la réalité plutôt que plus. Un équipement qui revient une heure après l'intervention a peut-être été réparé à distance, mais il n'est pas compté. Le chiffre affiché est donc un minimum que vous pouvez montrer, jamais une estimation.

Ce que « non comptées » veut dire

Sous les chiffres, la ligne Non comptées dit ce qui a été laissé de côté :

• hors délai après l'action : votre équipe a agi à distance, mais l'équipement est revenu après la fenêtre ;
• sans action tracée : l'équipement est revenu sans qu'aucune action à distance n'ait été faite depuis Vigileos (il est revenu seul, ou quelqu'un s'est déplacé).

Les pannes du mois sont la somme des trois : évitées, hors délai et sans action.

Régler le prix du déplacement

Le prix d'un déplacement est le vôtre : ce que vous coûte un passage chez un client. Il vaut 180 € tant que vous ne l'avez pas changé. Pour le régler, cliquez sur la pastille Prix du déplacement en haut de la carte Valeur, saisissez un nombre entier d'euros, de 1 à 10 000, puis Enregistrer. Le message « Réglages enregistrés » ne s'affiche qu'une fois le prix enregistré, et la carte se recalcule avec ce prix. Un prix hors de ces bornes est refusé : le motif s'affiche dans la fenêtre et rien n'est enregistré.

Seuls un administrateur ou un technicien du compte voient la carte Valeur et règlent le prix du déplacement.

Pour l'exploitant de la plateforme

La plateforme juge les pannes rétablies toutes les cinq minutes. Après une correction de la règle ou une interruption, les mois passés se recalculent avec la commande vigileos-attribution-replay -from AAAA-MM-JJ [-to AAAA-MM-JJ] (jours entiers à l'heure de Paris, -to inclus), lancée dans le conteneur du backend. Une panne déjà jugée n'est jamais rejugée.

Les destinataires du rapport mensuel

Le rapport mensuel client part site par site : chaque site qui le reçoit a sa ligne dans la carte Destinataires du rapport mensuel, sous les quatre rapports. Un destinataire est un site, jamais un groupe de sites.

Chaque ligne montre le site et sa ville, la première adresse e-mail suivie de « +1 » ou « +2 » s'il y en a d'autres (toutes au survol), ce qu'est devenu le dernier envoi (« Jamais envoyé » tant que le site n'a rien reçu) et, à gauche, la date du prochain envoi. En haut de la carte, trois compteurs : les sites servis (ceux dont les envois sont actifs), le total des adresses e-mail et les envois en échec. Les sites actifs passent en premier, puis par ordre alphabétique ; le champ de recherche filtre par site ou par adresse.

Tout utilisateur du compte voit la carte ; seuls un administrateur ou un technicien la modifient. Pour un lecteur, une modification est refusée et le motif s'affiche.

Ajouter un site

Le bouton Ajouter un site ouvre la fenêtre « Ajouter un site » :

• Site : seuls les sites du compte qui ne reçoivent pas encore le rapport sont proposés.
• Adresses e-mail, trois au plus par site. Les majuscules et les espaces sont ignorés, et une adresse saisie deux fois n'est gardée qu'une fois. La fenêtre ne propose rien d'avance : vous saisissez les adresses de votre client.
• Envois actifs : décochez-le pour enregistrer le site en pause.

Le message « Adresses e-mail de site enregistrées » ne s'affiche qu'une fois l'enregistrement confirmé. Une adresse mal écrite ou une quatrième adresse est refusée : le motif s'affiche et rien n'est enregistré.

Modifier, mettre en pause, reprendre

Le bouton Modifier d'une ligne rouvre la même fenêtre : le site y est verrouillé (pour un autre site, ajoutez-le), seules les adresses et l'interrupteur changent.

Le menu ⋯ d'une ligne propose Mettre en pause ou Reprendre les envois. En pause, la ligne passe en gris avec la mention « En pause » et le site ne compte plus parmi les sites servis : rien ne lui est envoyé jusqu'à la reprise. Ses adresses sont gardées.

La date du prochain envoi est celle du rapport mensuel client, réglée sur sa carte. Si ce rapport est désactivé, aucune date ne s'affiche.

Retirer un site

Le menu ⋯ propose aussi Retirer ce site. Une fenêtre rouge demande confirmation : le rapport mensuel de ce site ne sera plus envoyé et ses adresses sont effacées. Le site reste supervisé : seul l'envoi s'arrête. Pour le servir de nouveau, ajoutez-le.

Supprimer un site du compte retire aussi sa ligne des destinataires.

L'historique des envois

La carte Historique des envois, à côté des destinataires, liste chaque e-mail parti ces trente derniers jours, le plus récent en tête. Chaque ligne montre le rapport, sa portée (« 25 sites » pour un rapport de l'équipe, « site · ville » pour un rapport mensuel client), ce qu'il est devenu, la date et l'heure de l'envoi et la première adresse, suivie de « +1 » ou « +2 » s'il y en a d'autres (toutes au survol). En haut de la carte, le nombre d'envois de la période et un verdict : vert si tout est passé, rouge s'il y a un échec.

Un envoi passe par quatre états :

• Envoyé (gris) : l'e-mail est parti, la messagerie du destinataire n'a pas encore confirmé l'avoir reçu. C'est un état d'attente : il devient en général « Remis » en quelques minutes ; rechargez la page pour le voir changer.
• Remis (vert) : la messagerie du destinataire a accepté l'e-mail.
• Ouvert (violet) : le destinataire a ouvert l'e-mail. Certaines messageries ne le signalent pas : un e-mail lu peut rester « Remis ».
• Échec (rouge) : l'e-mail n'est pas arrivé. Passez la souris sur « Échec » pour en lire la raison.

Un échec a deux causes :

• l'adresse rebondit : elle est mal écrite, n'existe plus ou la boîte refuse le message ;
• une plainte : le destinataire a marqué l'e-mail comme indésirable.

Que faire ? Pour un rapport mensuel client, corrigez l'adresse du site dans la carte Destinataires du rapport mensuel (bouton Modifier de sa ligne), ou retirez-la si le client ne veut plus le recevoir. Pour un rapport de l'équipe, corrigez ses adresses avec le bouton Régler de sa carte. Puis envoyez un test à l'adresse corrigée pour vérifier qu'il arrive : le test n'apparaît pas dans l'historique, le prochain envoi programmé si.

Le dernier envoi de chaque site se retrouve aussi dans la carte des destinataires : la ligne du site dit « Envoyé », « Remis », « Ouvert », « Échec d'envoi » ou « Jamais envoyé », et le compteur en échec compte les sites dont le dernier envoi a échoué.

La carte n'a pas de pages : au-delà de 200 envois sur la période, elle montre les plus récents et dit combien d'envois plus anciens elle ne montre pas. Si l'historique ne peut pas être lu, la carte affiche le motif et le bouton Réessayer, jamais une liste vide.

Tout utilisateur du compte voit l'historique.

Plus d'e-mail par alerte

Vigileos n'envoie plus d'e-mail alerte par alerte, ni quand un équipement revient : une panne de huit caméras ne fait plus huit e-mails. Les pannes se regroupent en incidents, un par site, qui se lisent sur la page Incidents et dans la cloche de l'application. Le seul e-mail qui parle des incidents est le point du jour : réglez son heure et ses destinataires sur sa carte.

L'ancienne carte « Alertes à l'équipe » (adresse, alertes critiques, avertissements) est retirée : elle ne réglait plus aucun envoi. Ce que vous y aviez enregistré est gardé, mais ne sert plus.